Automatiseret bilagshåndtering
Snart skal bilagene til regnskabet gemmes digitalt. Det giver nogle helt nye muligheder for automatiseret bilagshåndtering, som en gang for alle sikrer, at bilagene aldrig kommer til at spænde ben for opdateringen af regnskabet igen.
Lige om lidt skal du til at gemme og håndtere alle bilagene til regnskabet digitalt. Det kræver loven.
Det kan lyde som lidt af en udfordring. Særligt hvis der stadig er mange papirbilag i jeres bogholderi.
Men vælger du en tjeneste i skyen, som har en god bilagshåndterings-app til mobiltelefonen, bliver det ikke alene ret nemt at digitalisere alle bilagene. Du får også helt nye muligheder for at automatisere bilagshåndteringen internt i virksomheden, så bilagene aldrig mere kommer til spænde ben for, at du kan holde regnskabet opdateret.
Derfor skal du vælge en tjeneste i skyen til automatisering af bilagshåndteringen
Du har sikkert hørt mange skrækhistorier om kuldsejlede digitaliseringsprojekter, som næsten har tvunget en virksomhed helt i knæ. Eller har låst dem fast i et stort, dyrt system, som de ikke kan slippe ud af. Og som er omkostningstungt at drive og vedligeholde.
Det er netop derfor, du skal vælge en tjeneste i skyen til at digitalisere og stå for jeres elektroniske bilagshåndtering. For den er der allerede mange andre danske firmaer, som bruger.
Derfor kan du være sikker på, at den virker som den skal.
For at bruge tjenesten skal du betale et fast abonnement hver måned. Det kan lyde som en ekstra udgift. Men ved at tjenesten står for både digitalisering og håndtering af alle jeres bilag, sparer du en masse tid og ressourcer – ikke bare i bogholderiet, men hos alle i virksomheden som skal godkende bilag.
Prisen på abonnementet afhænger af, hvor mange bilag tjenesten skal håndtere for dit firma hver måned. Til gengæld skal du aldrig tænke på ekstraregninger for opdateringer eller vedligeholdelse.
Endelig kan du vælge mellem flere forskellige tjenester. Så synes du ikke den ene passer, eller ændrer jeres behov sig, kan du vælge en af de andre. Konkurrencen mellem de forskellige tjenester sørger samtidig for, at prisen på abonnementet ikke lige pludselig løber løbsk. For så risikerer de, at kunderne skifter til en billigere tjeneste.
Men den allerstørste fordel er, at tjenesten gør muligt at automatisere hele processen fra bilaget kommer ind i systemet over godkendelsen og til det er betalt i banken.
Det er vigtigt du finder en bogholder, som kan bogføre korrekt
– Det kan vi hos Retio by Zignifikant
Få sendt alle regninger til en særlig mailadresse
Når du opretter dig som bruger på en af tjenesterne, får firmaet en mailadresse hos tjenesten, som alle elektroniske fakturaer skal sendes til. Derved kommer hver enkelt regning ind i systemet, så snart firmaet modtager dem. Derfra kan tjenesten:
- håndtere hele godkendelsesprocessen internt i virksomheden
- sætte regningen klar til betaling i banken på betalingsdagen
- lægge den ind som et bilag i regnskabet, lige klar til bogføring
Tag et billede af de sidste papirbilag med mobiltelefonen
Samtidig får du en app til medarbejdernes mobiltelefon. Den kan de bruge til at tage billeder af de papirbilag og bonner, som de får i deres hverdag. Samtidig kan de indtaste de nødvendige oplysninger om hvert enkelt bilag.
Og lige så snart bilaget er fotograferet, bliver det sendt direkte over i firmaets regnskabsprogram, og er klar til at blive bogført.
Skal bilaget godkendes af andre, kan du sætte tjenesten op, så bilaget automatisk bliver sendt til dem, som skal godkende det.
Tilsvarende kan bilag som skal betales, sættes til betaling i banken på betalingsdagen. Ganske som de regninger, firmaet modtager elektronisk.
Ikke alle bogholdere rådgiver i digital bogføring
– Det gør vi hos Retio by Zignifikant
Sådan kører godkendelsesprocessen med en bilagstjeneste i skyen
Med en bilagstjeneste i skyen kan du opsætte en separat godkendelsesproces for hver eneste bilagstype eller kostcenter i firmaet.
Så er det slut med at håndbære bilag rundt. For så snart bilaget er registreret i systemet, får de medarbejdere besked, som skal godkende det.
De skal så enten logge på tjenesten fra deres computer. Eller godkende bilaget fra appen på deres mobiltelefon.
Det gør det nemt og hurtigt at få godkendelsen overstået i hverdagen – så bogholderiet hurtigt kan få bilaget bogført i regnskabet
Samtidig sættes bilaget til betaling i banken på betalingsdagen, så det ikke bliver glemt. Så er det nemt at godkende betalingen for den betalingsansvarlige i firmaet.
Derved bliver det meget nemmere at få et retvisende overblik over både likviditet og cash flow. Det gør det mere trygt at træffe beslutninger på baggrund af de regnskabstal, der kan trækkes ud af regnskabsprogrammet.
Få hjælp til automatisering af bilagshåndteringen
Hos Retio by Zignifikant har vi hjulpet danske virksomheder med digitalisering og automatisering af bilagshåndteringen siden 2005. Og vi gør det så effektivt, at vi også kan tage helt over på bogholderiet.
Vi kan hjælpe med den praktiske opsætning af den tjeneste, du har valgt til automatiseret bilagshåndtering i din virksomhed. Samtidig kan vi håndbygge de mere komplekse automatiseringsprocesser, som er nødvendige, for at få digitaliseret håndteringen af alle jeres bilag.
Det giver dig ekstra sikkerhed for, at det hele er sat op, og virker som det skal. For dels har vi mange års erfaring med alle tjenesterne i skyen og alle de regnskabsprogrammer, der findes på markedet. Og dels tester vi alting igennem, og sørger for at det kører korrekt.
Og vil du gøre bogholderiet mere skalerbart uden at tilføre flere ressourcer, kan vi som sagt overtage det fuldstændigt. Så er du sikker på, at regnskabet altid er opdateret, uanset om bogholderen bliver syg, har ferie eller er fraværende af andre årsager.
Så kontakt os i dag, og få en nem og sikker automatisering af bilagshåndteringen i dit firma.