Hvordan bygger du et automatiseret bogholderi?
Automatiseret bogholderi
Automatisering af bogholderiet lyder som ønsketænkning. Men det er det ikke. For i dag kan du automatisere en så stor del af bogholderiet, at du i praksis kun behøver at tage stilling til, hvordan de enkelte bilag skal bogføres. Og selv det kan du få hjælp til. Det sparer en masse tid og ressourcer på bogføring og regnskab for alle i din virksomhed. Læs her, hvordan du gør det til virkelighed.
Ville det ikke være dejligt, hvis alle de tids- og ressourcekrævende arbejdsgange omkring bogføring og regnskab kunne sættes på autopilot?
Så slap du for at skulle bruge tid på – og huske deadlines for – at køre løn og afregne moms. Samtidig undgik du også at sidde og hekse med at hente data ud af et system, for at lægge dem ind i et andet. Og skulle aldrig mere sidde og lave dummearbejde med at taste tal fra et regneark eller et stykke papir ind i dit bogføringsprogram.
Eller rykke kollegaerne for at få godkendt de papirbilag, som lå i et chartek på deres skrivebord.
Det ville kort sagt spare dig timevis af dagligt dobbeltarbejde og besvær. Eller spare medarbejderne i bogholderiet for det, hvis du ikke selv sidder med regnskabet i dit firma.
Ja, du kunne måske ligefrem overveje en outsourcing af bogholderiet til et af de firmaer, som har specialiseret sig i det.
Automatiseret bogholderi er blevet et lovkrav
Automatiseret bogholderi er ikke længere kun en ønskedrøm. Lige om lidt er det også et lovkrav. For senest fra og med regnskabsåret 2026 skal alle bilag til dit regnskab være gemt digitalt. Og alle administrative arbejdsgange skal køre digitalt.
Og de fleste firmaer skal være digitale før den tid.
Derfor kan du ikke længere bare læne dig tilbage, og tænke at det var en dejlig dagdrøm. Du er tvunget til a sætte handling bag drømmene, for ikke at få problemer med SKAT.
Automatiseret bogføring kræver digitale bilag og arbejdsgange
Men før du kan få automatiseret din bogføring, kræver det, at alle bilag og andre data til bogføringen foreligger digitalt. Samt at alle arbejdsgangene kan køre digitalt.
Så i langt de fleste danske virksomheder, kræver indførelsen af et automatiseret regnskab, at de sidste papirbilag skal ud af bogføringen.
Det drejer sig typisk om de bonner, du stadig får, når du handler i kiosker, spiser ude eller overnatter på hotel. Her kan en tjeneste som f.eks. Pleo hjælpe. Her får du et betalingskort og en app, som automatisk minder dig om at tage et billede med mobiltelefonen af din bon, hver gang du betaler med Pleo-kortet.
Du kan også få apps, som passer til de forskellige regnskabsprogrammer. Med appen kan du tage et billede med mobiltelefonen af de papirbilag, som du får ind i firmaet. Så sørger appen for, at bilaget selv finder vej til dit regnskabsprogram.
Det er vigtigt du finder en bogholder, som kan bogføre korrekt
– Det kan vi hos Retio by Zignifikant
Automatisering af de administrative arbejdsgange
Når alle papirbilag er afskaffet, handler det i næste omgang om at få digitaliseret og automatiseret alle arbejdsgange omkring bogholderiet.
Her vælger nogle firmaer at få bygget et stort og altomfattende system, som samler alle firmaet arbejdsgange, og forbinder det med deres bogføringsprogram. Eller går all-in, og vælger et helt nyt økonomisystem, som digitaliserer alle arbejdsgangene.
Det kan dog nemt give store problemer, hvis ikke alle børnesygdommene og de fejl og uhensigtsmæssigheder ikke bliver fundet og afhjulpet, som nemt kan opstå under udviklingen af sådan et system.
Samtidig er sådan et system dyrt at vedligeholde, og svært at ændre i, uden at ændringerne får betydning for andre dele af systemet. Og dyrt at kassere, hvis det ikke kommer til at virke, eller du ønsker at skifte til noget andet og mere smart.
Det er den slags systemer, som er skyld i de mange skrækhistorier, som du sikkert har hørt om kuldsejlede digitaliseringsprojekter, der er lige ved at koste firmaet livet.
Den snusfornuftige og mere fleksible løsning på automatiseret bogholderi
Vil du undgå, at dit firma ender i den situation, bør du vælge at bruge de tjenester, som allerede findes i skyen. De kan hjælpe med stort set alle administrative arbejdsgange omkring bogholderiet.
Her ved du, at du får et system, der fungerer. Og at det er nemt at integrere med dit eksisterende økonomisystem. For tjenesterne anvendes allerede af tusinder af andre danske virksomheder, der kører med samme regnskabsprogram som dig.
Det gør det samtidig nemt at udskifte de enkelte tjenester i takt med, at der kommer nogle smartere, nemmere eller billigere systemer. Eller hvis de ikke længere passer til den måde, som I gør tingene på i dit firma.
Og der er mange forskellige tjenester at vælge imellem inden for hver kategori. Det holder prisen på de enkelte tjenester på et overkommeligt niveau.
Ikke alle bogholdere rådgiver i digital bogføring
– Det gør vi hos Retio by Zignifikant
Men hvad med de mere komplekse arbejdsgange?
Det er dog sjældent, du kan automatisere hele bogholderiet med tjenester i skyen alene. For de fleste firmaer har en eller flere komplekse eller komplicerede arbejdsgange, som der er brug for at få håndbygget en løsning til.
F.eks. fordi der indgår manuel dataindsamling fra medarbejderne. Eller to inkompatible systemer skal udveksle data i processen, som først skal konverteres fra et format til et andet.
Her er der ofte brug for eksperthjælp udefra.
Det kræver et firma, som har stor erfaring med at automatisere og digitalisere administrative arbejdsgange i danske virksomheder. Og som kender de krav, som bogføringen skal leve op til. Samt have praktisk erfaring med, hvordan du rent faktisk bogfører de informationer korrekt, som tilvejebringes af automatiseringen.
Vælger du f.eks. at få os i Retio by Zignifikant til at håndbygge automatiseringen for dig, får du en samarbejdspartner, som har arbejdet med automatisering, digitalisering og bogføring siden 2005.
Vi har hjulpet firmaer i stort set alle brancher og størrelser med at få automatiseret det, som ingen andre har kunnet gøre.
Derfor er der stor sandsynlighed for, at vi allerede har løst en opgave, som ligner din for et firma i samme eller en tilsvarende branche som den, dit firma arbejder inden for. Og for et firma i samme størrelse eller organisatoriske opbygning som jeres.
Samtidig betyder vores store bogføringsmæssige viden, og kendskab til alle de danske regnskabsprogrammer, at vi altid kan finde den rigtige løsning – og ved, hvordan vi tjekker, at den automation vi har bygget, fungerer og bogfører korrekt.
Det reducerer risikoen for fejl, børnesygdomme og uhensigtsmæssig eller forkert bogføring til stort set nul.