Automatiseret kreditorstyring
Med automatiseret kreditorstyring er det slut med at misse en betalingsdato. Samtidig kan du automatisere godkendelsesproceduren og konteringen af de enkelte kreditorbilag, og forenkle bogføringen, så du praktisk talt kun skal klikke på en knap. Og så får du meget bedre styr på firmaets likviditet. Læs med, og få alt at vide om automatiseret kreditorstyring med digital bogføring.
Kreditorstyringen er vigtig for overblikket over virksomhedens likviditet og anseelsen hos jeres leverandører. For ingen har lyst til at arbejde sammen men nogen, som ikke betaler deres regninger til tiden.
Hvad er kreditorstyring?
Kreditorstyring går populært sagt ud på at skabe overblik over, hvad og til hvem firmaet skylder penge. Og sørge for at de bliver betalt til tiden. Samt overblik over hvor mange penge firmaet samlet skylder væk, og hvornår de forskellige gældsposter forfalder.
Derudover handler kreditorstyringen også om at kunne gruppere jeres kreditorer alt efter om det er offentlige myndigheder som SKAT, jeres banker eller andre finansieringsselskaber, eller der er tale om leverandører af produkter og ydelser til firmaet. På den måde kan ledelsen få bedre overblik over fordelingen af de forskellige fordringer.
Den største forhindring for at holde bogføringen opdateret
Der findes mange forskellige apps som kan hjælpe medarbejderne med at få taget billeder af kvitteringerne, så snart de får dem i hånden.
Mange regnskabsprogrammer tilbyder f.eks. sådan en app. De opretter så automatisk et bilag i regnskabsprogrammet, der bare skal bogføres. Men virker naturligvis kun til det pågældende regnskabsprogram.
Du kan også vælge tjenester i skyen, som har en tilhørende app. De har den fordel, at de kan integreres med flere forskellige regnskabsprogrammer. Så behøver medarbejderne ikke vænne sig til en ny app, selv om firmaet en dag skulle skifte regnskabsprogram.Den største udfordring ved kreditorstyringen er oftest at få godkendt de indkomne fakturaer intent i virksomheden. I hvert fald hvis godkendelsesproceduren stadig foregår på papir.
For i hverdagen har de medarbejdere, som skal godkende de indkomne fakturer, oftest travlt med meget andet. Og det synes de absolut er meget mere relevant at få ordnet.
Derfor skal folk tit rykkes indtil flere gange, før fakturaen kommer videre i processen. Og skal fakturaen godkendes af flere forskellige personer i organisationen, stiger risikoen for, at det kommer til at tage lang tid.
Det er frustrerende. Ikke bare for bogholderen men også for firmaet. For jo længere tid der går, før de enkelte kreditorbilag bliver bogført, jo mindre kan ledelsen stole på de tal, de kan trække ud af regnskabet.
Det er vigtigt du finder en bogholder, som kan bogføre korrekt
– Det kan vi hos Retio by Zignifikant
Digitalisér bilagene og få en nemmere kreditorstyring
Men inden for ganske kort tid skal alle bilag i din virksomhed til at opbevares og håndteres digitalt. Og alle administrative arbejdsgange omkring administration og bogholderi skal foregå digitalt.
Det er godt nyt for kreditorstyringen. For når først alle bilag er digitaliserede, kan kreditorstyringen automatiseres.
Det kan f.eks. gøres ved hjælp af en tjeneste i skyen som f.eks. Corpay One eller bconomy. Begge tjenester kan stort set det samme inden for kreditorstyring, og kan hver især integreres med forskellige økonomisystemer. Så hvilket system du vælger, afhænger primært af kompleksiteten af jeres kreditorstyring og hvilket system, du synes, passer bedst til virksomheden.
Sådan foregår automatiseret kreditorstyring
Overordnet set foregår automatiseret kreditorstyring med en tjeneste i skyen på denne måde:
- Alle jeres leverandører får en særlig mailadresse hos tjenesten, som de sender deres fakturaer til.
- Eventuelle papirfakturaer fotograferes med en app, som sender bilaget til tjenesten.
- Indkomne fakturaer scannes for oplysninger som f.eks. kreditornavn, beløb og betalingsdato.
- Herefter sendes de indkomne fakturaer digitalt til godkendelse hos de relevante medarbejdere. Godkendelsen kan klares på et øjeblik med et par klik. Det øger chancerne for, at folk får godkendt bilagene meget hurtigere – og ellers er rykkerprocessen for at få godkendt bilagene også automatiseret.
- Godkendte fakturaer sættes til betaling i banken på betalingsdagen, og gøres klar til bogføring i bogføringsprogrammet. Bogføringsdelen kan i nogle tilfælde også automatiseres.
- Samtidig bliver de kreditorbilag, som allerede er betalt i banken, automatisk matchet med bilagene, så de er klar til at blive bogført – eller bogføres automatisk.
Godkendelsesprocessen kan skræddersys til forskellige bilagstyper, så alle nødvendige nøglemedarbejdere får bilagene til godkendelse.
På den måde fjernes en masse manuelle arbejdsgange og potentielle gniderier mellem bogholderiet og andre medarbejdere. Og der spares en masse tid og ressourcer. Både i bogholderiet og hos den enkelte medarbejder.
Ikke alle bogholdere rådgiver i digital bogføring
– Det gør vi hos Retio by Zignifikant
Slut med ikke at få betalt til tiden
Samtidig sikrer du, at alle regninger bliver betalt til tiden. For tjenesterne er gode til at scanne indkomne fakturaer igennem for betalingsfrister og sætte den rigtige dato på, når de opretter betalingen i banken.
Når alle regninger fra leverandørerne betales til tiden, giver det firmaet et meget bedre ry. Og en bedre score hos de regnskabsprogrammer som indhenter brugernes bedømmelser af de enkelte firmaer.
Derfor bliver det også nemmere at få nye samarbejdsaftaler i hus. Og måske opnå længere kredit hos leverandørerne.
Bedre overblik over likviditet og cash flow
Automatiseret debitorstyring giver også bedre overblik over likviditet og cash flow. For lige så snart tjenesten har registreret en indkommen faktura, medtages den i likviditetsoverblikket.
Det gør det nemmere for ledelsen at styre økonomien og sørge for, at der altid er penge nok på kontoen til firmaets kreditorer. Hvad enten de er offentlige, banken eller en samarbejdspartner.
Træf beslutninger på et bedre grundlag
Endelig bliver det også nemmere at stole på de regnskabstal, som kan trækkes ud af regnskabsprogrammet. For når debitorstyringen kører automatisk, forsvinder meget af den ventetid, som tidligere spændte ben for at holde regnskabet opdateret.
Det giver både bogholderen, økonomichefen og resten af ledelsen et meget bedre overblik over økonomien. Og gør det muligt at træffe økonomiske beslutninger på et mere trygt grundlag.
Automatiseret kreditorstyring med Retio by Zignifikant
Hos Retio by Zignifikant har vi hjulpet danske virksomheder med at digitalisere og automatisere bogholderi, administration og andre arbejdsgange siden 2005.
Det har givet os stor erfaring med regnskab og administration inden for stort set alle brancher og størrelser herhjemme. Derfor har vi sikkert allerede hjulpet en virksomhed, der minder om din.
Få hjælp til implementering af automatiseret kreditorstyring
Så har du brug for hjælp til at få implementeret automatiseret kreditorstyring i din virksomhed, er vi et oplagt valg. Vi arbejder ud fra en strategi, hvor vi først og fremmest digitaliserer og automatiserer så meget som muligt af jeres bogholderi med eksisterende tjenester i skyen.
Så ved både du og vi, at det virker, som det skal, og ikke giver ubehagelige overraskelser. Og stiller dig mere frit, hvis du en dag får brug for at udskifte en af de tjenester, du benytter.
De tungere og mere komplekse administrative arbejdsgange, som vi ikke umiddelbart kan bruge en eksisterende tjeneste til, håndbygger vi en automation til. På den måde slipper I for masser af dobbeltarbejde, manuelle konverteringer mellem systemer og alle de andre praktikaliteter, som forsinker opdateringen af regnskabet.
Læg bogholderiet ud til os
Endelig hjælper vi også mange virksomheder med at køre deres bogholderi. For når bilag og andre regnskabsdata bliver digitale, kan bogføringen nemt lægges ud af huset.
Så kontakt os i dag, få hjælp til at automatisere kreditorstyringen, eller læg den daglige bogføring og administration ud af huset til os.