Automatisk bogføring af kvitteringer
Automatisk bogføring af kvitteringer
Spænder de sidste kvitteringer på papir stadig ben for bogføringen? Eller er du på jagt efter en løsning, som kan hjælpe med at digitalisere dem, så I kan leve op til kravene i den nye regnskabslov? Så læs med her, og find ud af, hvordan du kan få digitaliseret og automatiseret bogføringen af kvitteringer på en effektiv og billig måde.
De har altid været et problem i bogføringen.
De bonner og andre små papirkvitteringer, som medarbejderne får, når de bruger firmakortet i hverdagen.
For tit ender kvitteringerne i bunden af bilen, forputter sig i tegnebogen, coveret til mobiltelefonen, en lomme i jakken eller hvor folk nu lige stopper dem hen, når de får dem.
Derfor bliver de meget let væk for medarbejderne – og har du ikke et bilag på transaktionen, kan du ikke bogføre den. Surt show.
Og som om papirkvitteringer ikke gav nok udfordringer, kræver den nye regnskabslovgivning nu, at du skal til at digitalisere dem, så de kan håndteres digitalt i bogholderiet.
Nye digitale krav gør automatisk bogføring af kvitteringer mulig
Men i stedet for at se den nye lovgivning som endnu et benspænd for administrationen af din virksomhed, skal du meget hellere se det som en mulighed for at gentænke og effektivisere bogholderi og bilagshåndtering.
For med en app til at tage billeder af de kvitteringer, som medarbejderne får i hverdagen, får du digitaliseret kvitteringerne, lige så snart medarbejderne får dem i hånden.
Så bliver de ikke væk for medarbejderne – og bogholderiet skal ikke sidde og fedte med at sætte dem i ringbind. Nå ja, og så ender du ikke med, at teksten på dem forsvinder, inden der er gået de 5 år, som lovgivningen kræver at du opbevarer regnskabsbilagene i.
Men du får endnu flere fordele
For samtidig kan appen sættes op til at sende den digitale kvittering videre til firmaets regnskabsprogram. Så ligger den klar som et bilag, der er lige til at bogføre.
Brug en app til håndtering af kvitteringer
Der findes mange forskellige apps som kan hjælpe medarbejderne med at få taget billeder af kvitteringerne, så snart de får dem i hånden.
Mange regnskabsprogrammer tilbyder f.eks. sådan en app. De opretter så automatisk et bilag i regnskabsprogrammet, der bare skal bogføres. Men virker naturligvis kun til det pågældende regnskabsprogram.
Du kan også vælge tjenester i skyen, som har en tilhørende app. De har den fordel, at de kan integreres med flere forskellige regnskabsprogrammer. Så behøver medarbejderne ikke vænne sig til en ny app, selv om firmaet en dag skulle skifte regnskabsprogram.
Det er vigtigt du finder en bogholder, som kan bogføre korrekt
– Det kan vi hos Retio by Zignifikant
Eksempler på gode kvitterings-apps
Et godt eksempel på sådan en tjeneste er f.eks. Kontolink. Her får du både en app, alle medarbejderne kan bruge til at fotografere kvitteringerne med. Og så får du et system, som også kan holde øje med, hvornår kunderne betaler, og hjælpe med at bogføre direkte fra kontoudtoget fra banken.
Du kan også vælge en anden tjeneste i skyen ved navn Pleo. Her får medarbejderen et særligt betalingskort, som erstatter deres nuværende firmakort. Og hver evig eneste gang de bruger Pleo-kortet, får medarbejderen bagefter en notifikation på mobiltelefonen om, at de skal huske at få taget et billede af kvitteringen.
Det hjælper gevaldigt på, at de får det gjort.
Spar masser af tid med automatisk bogføring af kvitteringer
Når du vælger en tjeneste i skyen til at digitalisere og automatisere bogføringen af kvitteringer, kommer du til at betale et fast abonnement hver måned for at bruge tjenesten.
Hos nogle tjenester afhænger abonnementet af, hvor mange kvitteringer tjenesten håndterer om måneden. Og hos andre afhænger det af f.eks. antallet af banktransaktioner om måneden – og så får du digitaliseringen og automatiseringen af kvitteringerne med som en gratis bonus.
Uanset hvad, får du endnu en fast udgift ud af din bogføring. Men til gengæld får du også frigjort en masse tid, som medarbejder ellers skulle bruge på at holde styr på eller lede efter kvitteringerne.
Ikke alle bogholdere rådgiver i digital bogføring
– Det gør vi hos Retio by Zignifikant
Giv ledelsen et bedre beslutningsgrundlag
Men hvad der er endnu vigtigere, er, at du får større sikkerhed for, at du rent faktisk får kvitteringerne. Og du får dem, lige så snart medarbejderen har lavet udgiften – eller fotograferet kvitteringen.
Derfor kan du meget hurtigere får dem bogført.
Det giver ledelsen nogle regnskabstal, som de kan stole meget bedre på. For der mangler ikke at blive bogført en masse småbilag, som summer sig op til en større post hver måned. Derfor giver de tal, ledelsen kan trække ud af regnskabsprogrammet et meget bedre overblik over både cash flow, likviditet og pengebeholdning.
Det medfører, at ledelsen kan være mere tryg ved at træffe økonomiske beslutninger på baggrund af de tal, de kan se i regnskabet.
Så udover at spare tid for både bogholderiet og medarbejderne, giver det også bedre mulighed for at drive virksomheden.
Få hjælp til automatisk bogføring af kvitteringer
Vil du have hjælp til at vælge det rigtige system til automatisk bogføring af kvitteringer? Og hjælp til at sætte det hele op, så du er sikker på, det virker?
Så kontakt os hos Retio by Zignifikant. Vi har digitaliseret og automatiseret bogholderiet for danske virksomheder inden for stort set alle brancher og i alle størrelser siden 2005. Derfor kan du være sikker på, at vi har hjulpet virksomheder som ligner din – og ved, hvordan det skal gøres korrekt.
Vi kan faktisk også tage helt over på bogføringen – og håndbygge automation af selv de mest komplekse arbejdsgange, som ikke kan digitaliseres og automatiseres med tjenester i skyen.
Så kan du komme helt i mål med at leve op til de nye regnskabskrav – og får en unik mulighed for at få reduceret udgifterne til bogføringen, når virksomheden vokser. For tager vi over på bogføringen, skal du ikke ansætte flere ressourcer i bogholderiet.
Så kontakt os i dag, få automatiseret håndteringen af de elektroniske kvitteringer, skabt et bedre beslutningsgrundlag for ledelsen, og fjerne en af udfordringerne ved at vækste din virksomhed.